Il Repertorio degli atti tra vivi del Notaio.
Il Repertorio è il registro, vidimato dall' Archivio Notarile, in cui il Notaio annota giornalmente tutti gli atti da lui ricevuto o autenticati.
Quindi tutti gli atti redatti o autenticati dal Notaio devono per legge essere provvisti di Repertorio ed in questo registro sono annotati progressivamente ed in ordine cronologico tutti giorno per giorno.
Ai sensi dell'art. 62 L.N. il Notaio è obbligato a tenere almeno due Repertori: il repertorio generale degli atti tra vivi ed il repertorio degli atti di ultima volontà, in cui dovranno essere annotati tutti i testamenti redatti.
Oggi è altresì possibile tenere il Repertorio con mezzi meccanografici, ossia con l'uso del computer. Tuttavia l'utilizzo di quest'ultimo strumento non esonera i notai dal procedere alla stampa dello stesso su fogli appositamente vidimati. Per la stampa degli stessi la maggior parte dei Notai utilizza ancora oggi una stampante ad aghi; solo ultimamente (e solo) alcuni Archivi consentono infatto la stampa laser del Repertorio.
Può essere qualificato Repertorio solo il Registro appositamente numerato e vidimato su ciascun foglio dal capo dell'Archivio Notarile Distrettuale territorialmente competente, prima di essere stato posto in uso.
Per questo è sempre consigliabile tenere un Repertorio vidimato "di scorta" oltre quello attualmente in uso.
Il Notaio infatti che riceve un atto senza essere munito di un repertorio vidimato, sia che questo non venga annotato sia che venga annotato su un repertorio non vidimato, commette sempre violazione dell'art. 138 n. 4 LN (omessa tenuta del Repertorio) e non già la più lieve infrazione prevista dall'art. 137 comma 1 LN (che concerne solo la tardiva annotazione sul Repertorio), con applicazione delle relative sanzioni. L'utilizzo infatti di un Repertorio non vidimato è equiparato alla sua omessa tenuta.
Il Repertorio ha natura di atto pubblico e fa fede della data e della descrizione degli atti ivi annotati.
Adempimento parzialmente diverso è infine "l'indice" del repertorio.
LE NORME CHE DISCIPLINANO LA TENUTA DEL REPERTORIO:
DELLA CUSTODIA DEGLI ATTI PRESSO IL NOTARO E DEI REPERTORI
Art. 61
Il notaro deve custodire con esattezza ed in luogo sicuro, con i relativi allegati:
a) gli atti da lui ricevuti compresi gli inventari di tutela ed i verbali delle operazioni di divisione giudiziaria, salvo le eccezioni stabilite dalla legge;
b) gli atti presso di lui depositati per disposizione di legge o a richiesta delle parti.
A questo effetto li rilegherà in volumi per ordine cronologico, ponendo sul margine di ciascun atto un numero progressivo. Ciascuno degli allegati avrà lo stesso numero progressivo dell'atto, ed una
lettera alfabetica che lo controdistingue. I testamenti pubblici prima della morte del testatore, i testamenti segreti e gli olografi depositati presso il notaro, prima della loro apertura e pubblicazione, sono custoditi in fascicoli distinti.
I testamenti pubblici dopo la morte del testatore, e su richiesta di chiunque possa avervi interesse, e gli altri dopo la loro apertura o pubblicazione, dovranno far passaggio dal fascicolo e repertorio speciale degli atti di ultima volontà a quello generale degli atti notarili. L'ordine cronologico col quale ciascun testamento dovrà essere collocato nel fascicolo, sarà determinato dalla data dei rispettivi verbali di richiesta, per i testamenti pubblici; di apertura per i testamenti segreti e di pubblicazione per i testamenti olografi.
Art. 62
Il notaro deve tenere, oltre i registri prescritti da altre leggi, due repertori a colonna, uno per gli atti tra vivi, il quale servirà anche agli effetti della legge sulle tasse di registro, e l'altro per gli atti di ultima volontà. In essi deve prender nota giornalmente, senza spazi in bianco ed interlinee, e per ordine di numero di tutti gli atti ricevuti rispettivamente tra vivi e di ultima volontà, compresi tra i primi quelli rilasciati in originale, le autenticazioni apposte agli atti privati, e i protesti cambiari.
Il repertorio degli atti tra vivi, per ciascuna colonna, conterrà:
1) il numero progressivo;
2) la data dell'atto e dell'autenticazione e l'indicazione del Comune in cui l'atto fu ricevuto;
3) la natura dell'atto ricevuto o autenticato;
4) i nomi e cognomi delle parti ed il loro domicilio o la residenza;
5) l'indicazione sommaria delle cose costituenti l'obbietto dell'atto, ed il relativo prezzo e valore, ed
ove trattisi di atti che abbiano per oggetto la proprietà od altri diritti reali od il godimento di beni
immobili, anche la situazione dei medesimi;
6) l'annotazione della seguita registrazione e della tassa pagata per gli atti registrati;
7) l'onorario spettante al notaro e la tassa d'archivio dovuta;
8) le eventuali osservazioni.
Nel repertorio per gli atti di ultima volontà si scriveranno solamente le indicazioni contenute nelle prime quattro colonne.
La serie progressiva dei numeri degli atti e dei repertori, prescritta da questo e dal precedente articolo, viene continuata fino al giorno in cui il notaro avrà cessato dall'esercizio delle sue funzioni nel distretto in cui è iscritto: e, cambiando residenza in un altro distretto, il notaro dovrà cominciare una nuova numerazione.
Nel caso di passaggio di un atto dal repertorio speciale degli atti di ultima volontà a quello degli atti tra vivi, si noterà in questo ultimo il numero che l'atto aveva nel primo repertorio e viceversa in questo il numero che l'atto prende nel repertorio degli atti tra vivi. Il notaro deve inoltre firmare ogni foglio dei repertori, e corredare ciascun volume di un indice alfabetico dei nomi e cognomi delle parti desunti dallo stesso. Se il testamento per atto pubblico è ricevuto da due notari, sono tenuti ambedue a prenderne nota nel repertorio rispettivo; ma il testamento si conserverà dal notaro destinato dal testatore, ed in mancanza di dichiarazione, dal più anziano di ufficio.
Il notaro non è tenuto a dar visione del repertorio, né copia, certificato od estratto, se non a chi è autorizzato a chiederli dalla legge, dall'autorità giudiziaria avanti la quale verta un giudizio, o, negli altri casi, dal presidente del tribunale, da cui il notaro dipende.
Art. 63
Nei casi in cui il notaro, adempiendo a disposizioni di legge, abbia presentato alla competente autorità il proprio repertorio, egli deve servirsi di un fascicolo supplementare di fogli, esenti da bollo, numerati e firmati dal capo dell'archivio notarile del distretto a mente dell'
art. 64, per segnarvi le indicazioni relative agli atti che riceva nel frattempo, salvo a trascriverle sul repertorio appena gli sarà restituito.Di tale circostanza egli deve far menzione nella colonna "Osservazioni" del repertorio di contro ai numeri riportati, e i fogli a parte debbono rimanere allegati al repertorio stesso.
Le autorità cui il repertorio sarà presentato debbono sul medesimo indicare, subito dopo l'ultimo atto annotatovi, il giorno della presentazione e quello della restituzione.
Art. 64
Ogni repertorio, prima di essere posto in uso, è numerato e firmato in ciascun foglio dal capo dell'archivio notarile distrettuale, il quale nella prima pagina attesta di quanti fogli è composto il repertorio, apponendovi la data in tutte le lettere.
Art. 65
Il notaro ha l'obbligo di trasmettere all'archivio notarile distrettuale, ogni mese, una copia dei repertori limitatamente alle annotazioni degli atti ricevuti nel mese precedente, con l'importo delle tasse dovute all'archivio, compresa la parte del diritto di iscrizione a repertorio di che all'
art. 24 dell'annessa tariffa.Tale copia sarà scritta in carta libera, sottoscritta dal notaro, e munita dell'impronta del suo sigillo. Qualora nel mese il notaro non abbia ricevuto alcun atto, trasmetterà, sempre nel termine suindicato, un certificato negativo.
Art. 66
Il notaro non può rilasciare ad alcuno gli originali degli atti, fuori dei casi espressi nell'
art. 70, e non può essere obbligato a presentarli o depositarli, se non nei casi e nei modi determinati dalla legge.Quando non sia da altre leggi provveduto al modo di presentazione o di deposito dell'atto, il notaro, prima di consegnarlo, dovrà farne una copia esatta, che sarà verificata sull'originale dal capo dell'archivio notarile del distretto. Di ciò si formerà processo verbale, copia del quale sarà annessa all'atto di cui si fa la presentazione o il deposito. Di tutto il notaro prenderà nota nel repertorio, alla colonna delle osservazioni in corrispondenza del relativo atto.
Il notaro ripone in luogo dell'originale la copia dell'atto, affinché vi resti fino alla restituzione di quello, e, occorrendo darne altre copie, deve fare menzione in esse del detto processo verbale.
Nel caso di restituzione o di apertura e pubblicazione del testamento segreto od olografo, le formalità stabilite negli articoli 913, 915 e 922 del Codice civile saranno eseguite nell'ufficio del depositario del testamento.
Il notaro dovrà fare una copia in carta libera di ogni testamento pubblico da lui ricevuto e trasmetterla, chiusa e sigillata, all'archivio notarile distrettuale, entro il termine di dieci giorni dalla data dell'atto.