Utilizzo di atti / procure straniere
Nella redazione di un atto pubblico è talvolta necessario utilizzare o fare riferimento ad atti formati in altri Paesi (generalmente l'ipotesi più frequente è l'utilizzo di una procura redatta all'estero).
Affinchè un atto straniero possa validamente produrre effetti anche nell'ordinamento italiano sono necessari diversi requisiti, a seconda della Autorità che ha formato l'atto e dal Paese di origine.
Preliminarmente occorre ricordare che affinchè un atto estero abbia effetto anche in Italia, questo deve essere preventivamente depositato presso un Notaio italiano od Archivio Notarile; tuttavia la allegazione dell'atto estero in un atto di notaio italiano equivale e sostituisce il deposito - art. 106 legge notarile (es: per cui se si vuole utilizzare una procura formata all'estero è sufficiente la sua allegazione nel medesimo atto in cui si utilizza la procura stessa, senza preventivo deposito).
Anche per il verbale di deposito è necessario che il documento sia previamente legalizzato, ove necessario, e debitamente tradotto, come più precisamente sotto descritto.
Relativamente alle Autorità straniere che hanno la capacità di formare atti che possono spiegare effetti in Italia si distinguono:
1) Atti ricevuti dal Consolato italiano all'estero: Ai sensi dell'art. 19 DPR 5 gennaio 1967 n. 200 il Capo dell'ufficio consolare esercita nei confronti dei cittadini le funzioni di Notaio. Le firme apposte dall'autorità consolare su atti da valere in Italia non sono soggette a legalizzazione. Tale modalità di formazione dell'atto estero è pertanto la "più semplice" in quanto non richiede ulteriori formalità per spiegare i propri effetti anche in Italia.
2) Atto di pubblico ufficiale straniero. In questa ipotesi affinchè l'atto abbia effetto anche in Italia, è necessario (alternativamente)che:
- l'atto sia legalizzato ai sensi degli art. 30 e 33 del DPR 445/00 e debitamente tradotto. In particolare l'art. 33 comma 2 prescrive che "le firme sugli atti e documenti formati all'estero da autorità estere e da valere nello Stato (italiano) sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all'estero" . All'atto "deve essere allegata una traduzione in lingua italiana certificata conforme nel testo straniero dalla competente rappresentanza diplomatica ovvero da un traduttore ufficiale.
- l'atto sia munito della formalità della cd. "apostille" (generalmente apposta alla fine dell'atto mediante timbro) ai sensi della Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961. Tale possibilità è tuttavia limitata ai soli Paesi firmatari della Convenzione. L'atto e la stessa apostille devono essere debitamente tradotti.
- l'atto sia (soltanto) debitamente tradotto in italiano qualora la procura sia rilasciata da un Paese dell'Unione Europea che ha sottoscritto la Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987 o quando l'Italia ed il Paese estero abbia sottoscritto un accordi bilaterale in tal senso.
Infine, relativamente alla forma della procura straniera, è da sottolineare come quest'ultima non sia soggetta al principio di simmetria delle forme di cui all'er. 1392 c.c.. L'art. 60 L. 218/95 prescrive infatti che quest'ultima è valida se considerata tale dalla legge dello Stato in cui è posta in essere o dalla legge che ne regola la sostanza (ossia quella italiana). Pertanto non è necessario che in una procura per donare sottoscritta da un pubblico ufficiale estero siano presenti i testimoni (richiesti invece dalla legge italiana).