ATTO NOTARILE INFORMATICO
Scema/Riassunto tratto dalla Rassegna novità normative 2010 II semestre di
Petrelli
Link per la verifica della firma digitale:
http://vol.ca.notariato.it
1) Generalità
2) Firma digitale del Notaio
3) Le disposizioni effettivamente in vigore
4) L’Atto Pubblico informatico
5) L’Autenticazione delle
firme digitali ed elettroniche
6) Le Copie autentiche Informatiche
7) Gli
allegati dell’atto notarile informatico
8) Conservazione degli atti informatici: registri e repertori informatici.
1) Generalità
Con D.Lgs. 2 luglio 2010, n. 110 (in G.U. n. 166 del 19.7.2010), in vigore dal 3
agosto
2010, sono state emanate disposizioni in materia di atto pubblico informatico
redatto dal
notaio, in attuazione della delega contenuta nell’art. 65 della legge 18 giugno
2009, n. 69, in conformità alle disposizioni di carattere generale contenute nel
codice dell’amministrazione digitale (d. lgs. n. 82/2005).
2) Firma digitale del Notaio
Sono stati introdotti nuovi
articoli nella legge notarile e precisamente :
Art. 23-bis:
“1.
Il notaio per l'esercizio delle sue funzioni deve munirsi della firma digitale
di cui all’articolo 1, comma 1, lettera
s),
del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, rilasciata dal Consiglio nazionale
del notariato.
2. Le disposizioni di cui al comma 1 si applicano anche al coadiutore e al
notaio delegato”.
Art. 23-ter:
“1.
Il certificato qualificato, di cui all’articolo 1, comma 1, lettera
f),
del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, rilasciato al notaio per
l'esercizio delle sue funzioni nel rispetto delle regole tecniche di cui
all’articolo 34, commi 3 e 4, dello stesso decreto, attesta, sulla base delle
comunicazioni inviate dai consigli notarili distrettuali, anche la sua
iscrizione nel ruolo.
2. Le modalità di gestione del certificato di cui al comma 1 devono comunque
garantirne l'immediata sospensione o revoca, a richiesta dello stesso titolare o
delle autorità competenti, in tutti i casi previsti dalla normativa vigente in
materia di firme elettroniche o quando il notaio è sospeso o cessa
dall'esercizio delle sue funzioni per qualsiasi causa, compreso il trasferimento
ad altro distretto.
3. Il notaio custodisce ed utilizza personalmente, ai sensi dell’articolo 32 del
decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, il dispositivo di firma collegato al
certificato di cui al comma 1”.
La firma digitale è – a norma dell’art. 1, comma 1, lett. s), del d. lgs. n.
82/2005, “un
particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi
crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al
titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave
pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e
l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici”.
La disciplina dell’art. 23-ter
l. si coordina con il Codice
dell’Amministrazione Digitale, che richiede per la generazione della firma
digitale l’impiego di un certificato qualificato che, al momento della
sottoscrizione, non risulti scaduto di validità, revocato o sospeso, stabilendo
che attraverso il certificato qualificato si devono rilevare, secondo le regole
tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71, la
validità del certificato stesso, nonché gli elementi identificativi del titolare
e del certificatore
e gli eventuali limiti d'uso (art. 24, commi 3 e 4, del d. lgs. n. 82/2005).
La legge notarile dispone che il certificato qualificato rilasciato al notaio
“deve” contenere l’indicazione della qualifica specifica del titolare, in
particolare la qualifica di notaio e la relativa iscrizione a
ruolo. Dal certificato devono inoltre risultare la relativa sospensione e
revoca, in caso di sospensione o cessazione delle funzioni notarili per
qualsiasi causa, compreso il trasferimento ad altro distretto; non vi è invece
necessità di una tale revoca in caso di trasferimento nell’ambito dello stesso
distretto. Di estrema rilevanza la previsione del terzo comma dell’art. 23-ter
l. not., a norma del
quale il notaio deve custodire ed utilizzare “personalmente”, a norma dell’art.
32 del d. lgs.
n. 82/2005, il dispositivo di firma (c.d.
smart card).
Cfr. anche, al riguardo, le fattispecie
penali contemplate dall’art. 491-bis
c.p., nonché dall’art. 617-sexies
c.p.
3) Le disposizioni effettivamente in vigore
L’art. 2 del d. lgs. n. 110/2010 ha aggiunto il nuovo art. 23-bis
al r.d.l. 23 ottobre 1924,
n. 1737, (annotazioni sugli originali)
disponendo che:
“Per
gli atti pubblici e le scritture private autenticate informatiche, le
annotazioni di cui all'articolo 23 e le altre annotazioni previste dalla legge
sono eseguite secondo le modalità determinate ai sensi dell’articolo 68-bis,
comma 1, della legge 16 febbraio 1913, n. 89”.
Tuttavia perché l’atto informatico possa trovare piena attuazione si attende la
promulgazione dei decreti attuativi previsti dall’art. 68 bis LN circa le regole
tecniche secondo le quali le operazioni in esame devono essere eseguite.
Sostanzialmente quindi è posticipata l’entrata in vigore di tutte le nuove
disposizioni riguardanti la conservazione degli atti, repertori e registri
informatici nell’apposita struttura.
Ciò significa che non sono ancora operative neanche le nuove norme della legge
notarile che consentono di redigere su supporto informatico l’originale
dell’atto pubblico, o della scrittura privata autenticata da conservarsi nella
raccolta del notaio, e che regolano il rilascio delle relative copie conformi,
per il semplice motivo che le relative regole tecniche di conservazione non sono
state ancora emanate.
Non può essere, inoltre, rilasciata attualmente copia esecutiva su supporto
informatico, dovendo essere emanate le regole tecniche che ne garantiscano la
necessaria “unicità”, in conformità agli artt. 474 ss. c.p.c.
Sono già vigenti
le disposizioni che consentono:
1) - l’autenticazione delle firme digitali o elettroniche apposte alle scritture
private,
quando queste ultime non sono soggette a conservazione obbligatoria a
norma dell’art. 72,
comma 3, l. not.;
2) - il rilascio di copie autentiche cartacee di documenti informatici, salvo
quanto sopra;
3) - il rilascio di copie autentiche informatiche di documenti cartacei.
4) L’Atto Pubblico informatico
Art. 47-bis,
comma 1, LN:
“1.
All'atto pubblico di cui all'articolo 2700 del codice civile, redatto con
procedure informatiche si applicano le disposizioni della presente legge e
quelle emanate in attuazione della stessa”.
Art. 47-ter,
comma 2, LN:
“2.
L'atto pubblico informatico è ricevuto in conformità a quanto previsto
dall'articolo 47 ed è letto dal notaio mediante l'uso e il controllo personale
degli strumenti informatici”.
Art. 47-ter,
comma 3, LN.:
“3.
Il notaio nell'atto pubblico e nell'autenticazione delle firme deve attestare
anche la
validità dei certificati di firma eventualmente utilizzati dalle parti”.
Art. 52-bis
LN.:
“1.
Le parti, i fidefacenti, l'interprete e i testimoni sottoscrivono personalmente
l'atto
pubblico informatico in presenza del notaio con firma digitale o con firma
elettronica,
consistente anche nell'acquisizione digitale della sottoscrizione autografa.
2. Il notaio appone personalmente la propria firma digitale dopo le parti,
l'interprete e i
testimoni e in loro presenza”.
Vale quindi anche per l’atto pubblico informatico la regola del ricevimento
dell’atto in presenza delle parti e, eventualmente, di due testimoni, come pure
quella del comma 2 dell’art. 47, in base alla quale “Il notaio indaga la volontà
delle parti e sotto la propria direzione e responsabilità cura la compilazione
integrale dell'atto”. Anche se non specificamente richiamati, si applicano
ovviamente anche all’atto pubblico informatico l’art. 28 della legge notarile
(controllo di legalità), e l’art. 54 reg. not. (verifica delle autorizzazioni,
della legittimazione e dei poteri di rappresentanza). Più in generale,
trovano applicazione all’atto pubblico informatico tutte quelle disposizioni
“sostanziali” della legge
notarile, la cui
ratio
ha carattere generale, e prescinde dal tipo di supporto utilizzato (cartaceo o
informatico).
La lettura dell’atto è operata dal notaio “mediante l’uso e il controllo
personale degli strumenti informatici”. Generalmente, quindi, detta lettura avrà
luogo direttamente “dallo schermo del computer”. Sarà comunque possibile anche
la lettura su supporto cartaceo anche in considerazione della necessaria
corrispondenza del testo letto dal notaio con quello che verrà sottoscritto
dalle parti, che il notaio abbia personalmente stampato in presenza delle parti.
-
La firma digitale delle parti (art. 47 ter)
Quanto alla firma digitale delle parti, nell’atto pubblico informatico il notaio
deve quindi attestare espressamente che i certificati di firma, eventualmente
utilizzati dalle parti, siano validi.
La legge tuttavia (almeno allo stato odierno) non ricollega alcuna conseguenza
della omessa menzione dell’accertamento della validità dei certificati di firma
delle parti (in conformità all’ art. 28 del d. lgs. n. 82/2005), né in termini
di validità dell’atto pubblico, né in termini di conseguenze disciplinari per il
notaio.
La disciplina esige tuttavia che l’accertamento in oggetto sia effettuato dal
notaio in un momento successivo rispetto a quello in cui le parti appongono la
propria firma digitale, e prima evidentemente che lo stesso notaio apponga la
propria: solo in tal modo, infatti, è possibile garantire certezza in ordine
alla validità del certificato di firma. La revoca o la sospensione del
certificato qualificato, qualunque ne sia la causa, ha effetto dal momento della
pubblicazione della lista che lo contiene (art. 36, comma 3, del d. lgs. n.
82/2005).
il documento sottoscritto con una firma digitale non valida è per certi aspetti
equiparabile al documento sottoscritto da soggetto diverso dall’autore
apparente: esso quindi
non produce effetti nella sfera giuridica del presunto autore dell’atto.
Alle parti è quindi consentito – a differenza che al notaio – sottoscrivere non
solo con
firma digitale, ma anche con firma elettronica non qualificata.
A norma dell’art. 52-bis,
comma 1, l. not., la firma elettronica delle parti può consistere “anche
nell'acquisizione digitale della sottoscrizione autografa”:
in pratica, le parti (ed eventuali testimoni, fidefacienti e interprete) possono
apporre la propria sottoscrizione autografa su un supporto cartaceo (contenente
il testo dell’atto pubblico), che verrà successivamente “scannerizzato”, e
quindi, una volta così trasformato in documento informatico, sottoscritto dal
notaio con la propria firma digitale.
5) L’Autenticazione delle
firme digitali ed elettroniche
Art. 47-bis,
comma 2, LN:
“2.
L'autenticazione di cui all'articolo 2703, secondo comma, del codice civile, è
regolata, in caso di utilizzo di modalità informatiche, dall’articolo 25 del
decreto legislativo
7 marzo 2005, n. 82”.
Coordinando l’art. 25 del d. lgs. n. 82/2005, l’art. 2703 c.c. e l’art. 72 LN.
risulterebbe che:
- l’autenticazione della firma digitale
o elettronica delle parti consiste in una “attestazione” del notaio;
- detta attestazione può essere contenuta nello stesso documento informatico, o
in un documento informatico ulteriore e collegato con quello che reca le firme
digitali o elettroniche delle parti (arg.
ex
artt. 1, comma 1, lett.
q),
23, commi 3 e 5, 24, comma 1, del d. lgs. n. 82/2005);
Occorre il previo accertamento, da parte del notaio:
1)
dell’identità personale della parte;
2)
della validità del certificato elettronico utilizzato;
3)
del fatto che il documento sottoscritto non è in contrasto con l’ordinamento
giuridico.
Quanto al contenuto di detta attestazione, da essa devono risultare:
1) la dichiarazione del notaio che la
firma digitale o elettronica della parte è stata apposta in sua presenza. Ciò al
fine di garantire che il dispositivo di firma (smart
card)
sia effettivamente utilizzato dal relativo titolare, e non da un terzo che lo
detenga illecitamente per qualsiasi ragione;
2) l’indicazione della data e del
luogo (art. 72, comma 1, l. not.);
Più in generale,
trovano applicazione all’autenticazione delle firme digitali ed elettroniche
tutte quelle disposizioni “sostanziali” della legge notarile, la cui
ratio
ha carattere generale, e prescinde dal tipo di supporto utilizzato (cartaceo o
informatico).
Da evidenziare come dell’accertamento dell’identità personale e del mancato
contrasto con l’ordinamento giuridico, non è espressamente prescritta la
relativa menzione nell’attestazione; tuttavia almeno per la certezza delle
identità personali la menzione è fortemente opportuna.
E’ invece necessaria la menzione dell’accertamento della validità del
certificato di firma.
Seppure non espressamente previsto, anche per l’autenticazione delle firme
elettroniche deve ritenersi applicabile in via analogia quanto disposto
dall’art. 52 bis LN e pertanto ritenere possibile l’acquisizione digitale della
sottoscrizione autografa.
- Allegazione di un documento al documento informatico
In caso di necessità di allegazione di un documento (es., procura) al documento
informatico autenticato, il notaio può allegare copia informatica autenticata
dell’originale (cartaceo o informatico) (art. 25, comma 4, del d. lgs. n.
82/2005).
6) Le Copie autentiche Informatiche
La legge notarile novellata contempla oggi tre diverse tipologie di copie
autentiche:
1)
le
copie autentiche su supporto informatico degli atti conservati dal notaio
rogante o autenticanti (anche se formati su supporto analogico e viceversa)
(art.
68 ter LN).
E’ possibile quindi rilasciare sia la copia informatica di originale cartaceo,
sia la copia cartacea di originale informatico.
Spetta al richiedente scegliere il tipo di supporto (cartaceo o informatico) sul
quale ottenere la copia autentica, e il notaio ha l’obbligo di rilasciare detta
copia nel supporto richiestogli.
Il Notaio potrà rilasciare copie autentiche informatiche non solo di documenti
originali, ma anche di copie (copie di copie), a cui deve essere quindi
riconosciuta – in presenza di detta autorizzazione legislativa – l’efficacia
probatoria prevista dall’art. 2714, comma 2, c.c.
2)
le
copie autentiche di documenti esibiti al notaio (art.
73 LN).
La previsione dell’art. 73 riguarda le copie autentiche (cartacee o
informatiche) di documenti (formati su qualsiasi supporto, cartaceo o
informatico)
esibiti
al notaio “in originale o copia conforme”, che lo stesso notaio può rilasciare
attestandone la conformità all’originale (rectius,
al documento esibitogli in originale o in copia conforme).
Anche per questa categoria di copie deve ritenersi valido il principio – sancìto
dall’art.68-ter, comma 2, l. not. – che obbliga il notaio a rilasciare la copia
autentica nel supporto scelto dal richiedente.
3)
le copie autentiche di documenti cartacei o informatici, da allegarsi ad atti
notarili rispettivamente informatici o cartacei,
(art. 57 bis
LN).
La disciplina di queste tre tipologie di copie autentiche è sostanzialmente
corrispondente: identica è, in tutti e tre i casi:
- la possibilità di formare senza limitazioni copie informatiche di documenti
cartacei e viceversa;
- la facoltà di scelta del richiedente del supporto da utilizzarsi per la copia;
- la copia informatica deve essere formata mediante l’impiego della firma
digitale del notaio.
–
Copia informatica di documento cartaceo.
Trova in questo caso applicazione la previsione del comma 3 dell’art. 22, a
norma del quale “le
copie su supporto informatico di documenti formati in origine su altro tipo di
supporto sostituiscono, ad ogni effetto di legge, gli originali da cui sono
tratte, se la loro conformità all'originale è assicurata
dall’attestazione di conformità resa dal notaio, mediante l’utilizzo della
propria firma digitale. Quest’ultima regola è ribadita dall’art. 68-ter,
comma 3, l. not., che richiede necessariamente l’utilizzo della firma digitale
del notaio nell’attività di rilascio di copie autentiche informatiche.
Trovano inoltre applicazione al riguardo i commi 3, 4 e 6 dell’art. 23 del d.
lgs. n. 82/2005.
Con riferimento al
contenuto della certificazione di copia conforme,
si applica l’art. 18, comma 2, del d.p.r. n. 445/2000, a norma del quale la
copia autentica “consiste nell'attestazione di conformità con l'originale
scritta alla fine della copia, a cura del pubblico ufficiale autorizzato”.
Quest’ultimo deve altresì indicare la data e il luogo del rilascio, il proprio
nome e cognome e la qualifica rivestita. Non si applicano invece le ulteriori
previsioni dell’art. 18 suddetto, che presuppongono la natura cartacea del
supporto su cui è redatta la copia (indicazione del numero dei fogli impiegati,
apposizione della firma del pubblico ufficiale “per esteso” e del timbro
dell'ufficio, apposizione della firma a margine di ciascun foglio intermedio).
–
Copia cartacea di documento informatico.
La disciplina relativa è dettata dall’art. 23 del d. lgs. n. 82/2005, comma 2 e,
soprattutto, comma 2-bis:
“2.
I duplicati, le copie, gli estratti del documento informatico, anche se
riprodotti su diversi tipi di supporto, sono validi a tutti gli effetti di
legge, se conformi alle vigenti regole tecniche.
2-bis.
Le copie su supporto cartaceo di documento informatico, anche sottoscritto con
firma elettronica qualificata o con firma digitale, sostituiscono ad ogni
effetto di legge l'originale da cui sono tratte se la loro conformità
all'originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a
ciò autorizzato”.
Con riferimento al
contenuto della certificazione di copia conforme,
viene di nuovo in considerazione l’art. 18, comma 2, del d.p.r. n. 445/2000, di
cui sopra, la cui disciplina è però
integrata dalla previsione dell’art. 23, comma 2-bis,
del d.lgs. n. 82/2005.
Tra le “componenti” del documento
informatico vi è la firma elettronica o digitale del relativo autore; ciò
significa che perché sia conforme all’originale documento informatico, la copia
autentica deve riportare anche gli estremi identificativi del certificato di
firma, corrispondente alla firma elettronica o digitale suddetta, e più
precisamente deve identificare il titolare della firma digitale con nome,
cognome e qualifica, e indicare il termine di validità del certificato di firma
suddetto. Il notaio che rilascia la copia autentica deve quindi verificare la
validità del certificato di firma utilizzato dal soggetto che ha firmato
elettronicamente il documento originale.
Ciò comporta quanto meno l’opportunità di inserire nella certificazione di copia
conforme
l’attestazione della validità del certificato di firma utilizzato, in
applicazione analogica
dell’art. 47-ter,
comma 3, l. not. anche, eventualmente, allegando la relativa stampa di verifica
(prodotta dal software utilizzato per verificarne la validità).
–
Non necessita’ di annotazione nel repertorio della copia Autentica.
Ai fini della valutazione della necessità, o meno, dell’annotazione della copia
autentica nel repertorio degli atti tra vivi, occorre effettuare alcune
precisazioni preliminari.
L’annotazione nel repertorio è stata prevista dall’art. 2 del R.D.L. 14 luglio
1937, n.1666 per le copie autentiche di documenti esibiti al notaio: si
trattava, evidentemente, di una cautela a garanzia ulteriore della veridicità
della copia e della relativa data, in considerazione del fatto che l’originale
non era custodito dal notaio che aveva rilasciato la copia. Nessuna annotazione
nel repertorio è invece richiesta riguardo alle copie autentiche degli atti
conservati nella raccolta degli atti del notaio.
Successivamente, con la legge n. 15 del 1968, la facoltà di rilasciare copie
autentiche di documenti “esibiti” è stata estesa a diverse categorie di pubblici
ufficiali, alcuni dei quali erano sprovvisti del repertorio. Conseguentemente,
l'art. 1 della legge 11 maggio 1971, n. 390 (disposizione ancora in vigore
nonostante le successive modifiche normative), ha escluso l’obbligo di annotare
le suddette copie nel repertorio (abrogando implicitamente l’art. 2 del r.d.l.
n. 1666/1937).
7) Gli
allegati dell’atto notarile informatico
Art. 57-bis
LN.:
“1.
Quando deve essere allegato un documento redatto su supporto cartaceo ad un
documento informatico, il notaio ne allega copia informatica, certificata
conforme ai sensi dell’articolo 22, commi 1 e 3, del decreto legislativo 7 marzo
2005, n. 82.
2. Quando un documento informatico deve essere allegato ad un atto pubblico o ad
una scrittura privata da autenticare, redatti su supporto cartaceo, il notaio ne
allega copia conforme ai sensi dell’articolo 23 del decreto legislativo 7 marzo
2005, n. 82, formata sullo stesso supporto”.
I due commi dell’art. 57-bis
disciplinano, pertanto, le due ipotesi simmetriche di atto notarile informatico
a cui deve essere allegato un documento redatto su supporto cartaceo, e di atto
notarile su supporto cartaceo a cui deve essere allegato un documento
informatico.
Nel primo caso, il notaio allega all’atto notarile informatico copia informatica
certificata conforme, a norma dell’art. 22, commi 1 e 3, del d. lgs. n. 82/2005.
Nel secondo caso il notaio allega all’atto notarile cartaceo copia conforme,
sempre cartacea, del documento informatico, a norma dell’art. 23 del d. lgs. n.
82/2005.
Infine, come già rilevato nel commento alla disciplina delle copie autentiche,
non è necessaria alcuna annotazione della copia autentica in oggetto nel
repertorio degli atti tra vivi.
8) Conservazione degli atti informatici: registri e repertori informatici.
Art. 47-ter,
comma 1, LN:
“1.
Le disposizioni per la formazione e la conservazione degli atti pubblici e delle
scritture private autenticate si applicano, in quanto compatibili, anche ai
documenti informatici di cui ai commi 1 e 2 dell'articolo 47-bis”.
Art. 62-bis
LN:
“1.
Il notaio per la conservazione degli atti di cui agli articoli 61 e 72, terzo
comma, se informatici, si avvale della struttura predisposta e gestita dal
Consiglio nazionale del notariato nel rispetto dei principi di cui all’articolo
60 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Gli atti di cui agli articoli 61
e 72, terzo comma conservati nella suddetta struttura costituiscono ad ogni
effetto di legge originali informatici da cui possono essere tratti duplicati e
copie.
2. Il Consiglio nazionale del notariato svolge l'attività di cui al comma 1 nel
rispetto dei principi di cui agli articoli 12 e 50 del decreto legislativo 7
marzo 2005, n. 82 e delle regole tecniche di cui all’articolo 71 dello stesso
decreto e predispone strumenti tecnici idonei a consentire, nei soli casi
previsti dalla legge, l'accesso ai documenti conservati nella struttura di cui
al comma 1.
3. Le spese per il funzionamento della struttura sono poste a carico dei notai e
sonoripartite secondo i criteri determinati dal Consiglio nazionale del
notariato, escluso ogni onere per lo Stato”.
Art. 62-ter
LN:
“1.
Nella struttura di cui al comma 1 dell'articolo 62-bis il notaio conserva anche
le copie informatiche degli atti rogati o autenticati su supporto cartaceo, con
l'indicazione degli estremi delle annotazioni di cui all’articolo 23 del regio
decreto-legge 23 ottobre 1924, n. 1737, convertito dalla legge 18 marzo 1026, n.
562.
2. Il notaio attesta la conformità all'originale delle copie di cui al comma 1”.
Art. 67, comma 1,LN:
“1.
Il notaro, finché risiede nel distretto dello stesso Consiglio notarile, e
continua nell'esercizio del notariato, ha egli solo il diritto di permettere
l'ispezione e la lettura, di rilasciare le copie, gli estratti e i certificati
degli atti da lui ricevuti, o presso di lui depositati, ivi compresi quelli
conservati presso la struttura di cui all'articolo 62-bis”.
Art. 38, ultimo comma, LN:
“Il
capo dell'archivio notarile, avuta notizia della morte del notaro, richiede al
Consiglio nazionale del notariato il trasferimento immediato agli archivi
notarili degli atti, dei registri e dei repertori dallo stesso conservati nella
struttura di cui all'articolo 62-bis.
Il Consiglio nazionale del notariato, accertato il corretto trasferimento dei
dati, provvede alla loro cancellazione”.
Art. 62-quater
LN:
“1.
In caso di perdita degli atti, dei repertori e dei registri informatici, alla
cui conservazione e tenuta è obbligato il notaio, egli provvede a chiederne la
ricostruzione con ricorso al presidente del tribunale competente, ai sensi del
regio decreto-legge 15 novembre 1925, n. 2071.
2. La ricostruzione degli atti di cui al comma 1 può essere, altresì, richiesta
da chiunque ne ha interesse.
3. Ai fini della ricostruzione possono essere utilizzate anche altre
registrazioni informatiche conservate presso lo stesso notaio che ha formato
l'atto ovvero presso pubblici registri ovvero, in mancanza, una copia autentica
dello stesso da chiunque posseduta.
4. Non si fa luogo al procedimento di ricostruzione se è disponibile una copia
di sicurezza eseguita nell'ambito delle procedure di conservazione cui
all'articolo 68-bis, comma 1”.
Art. 66-bis
LN.:
“1.
Tutti i repertori e i registri dei quali è obbligatoria la tenuta per il notaio
sono formati e conservati su supporto informatico, nel rispetto dei principi di
cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.
2. Il notaio provvede alla tenuta dei repertori e dei registri di cui al comma 1
avvalendosi della struttura di cui all'articolo 62-bis.
3. Con uno o più decreti non aventi natura regolamentare del Ministro della
giustizia, di concerto con il Ministro dell'economia e delle finanze, il
Ministro per i beni e le attività culturali, il Ministro per la pubblica
amministrazione e l'innovazione e il Ministro per la semplificazione normativa,
sentiti il Consiglio nazionale del notariato ed il Garante per la protezione dei
dati personali e la DigitPA, sono determinate le regole tecniche per la
formazione e la conservazione dei repertori, per il controllo periodico del
repertorio di cui all’articolo 68 del decreto del Presidente della Repubblica 26
aprile 1986, n. 131, e per la ricerca nei repertori stessi delle annotazioni
compiute dal notaio”.
Art. 66-ter
LN.:
“La
tenuta del repertorio informatico, sostituisce gli indici previsti dall'articolo
62,
comma sesto”.
- Atto pubblico: valgono in quanto compatibili le previsioni dell’art. 61, comma
1 LN;
- Scrittura privata autenticata: il documento informatico contenente la
scrittura privata autenticata deve essere conservato nella raccolta degli atti
del notaio autenticante, quando si tratti di scritture private soggette a
pubblicità immobiliare o commerciale (art. 72, comma 3, LN come modificato dalla
legge n. 246/2005), ovvero su richiesta delle parti.
La legge impone al notaio di avvalersi, per la conservazione degli atti
informatici, di una struttura realizzata a cura del Consiglio nazionale del
notariato, ente pubblico nazionale, “è dettata dall’esigenza di garantire la
massima sicurezza nella conservazione dei dati, demandando ad un soggetto
pubblico la predisposizione e la gestione delle strutture necessarie, essendo
risultata evidente la difficoltà, per i singoli notai, di dotarsi di una
struttura autonoma che dia uguali garanzie in conformità alla normativa
vigente”.
A norma dell’art. 62-bis,
comma 1, secondo periodo, gli atti pubblici e autenticati conservati nella
suddetta struttura “costituiscono ad ogni effetto di legge originali informatici
da cui possono essere tratti duplicati e copie”. In più, a norma del successivo
secondo comma, il Consiglio nazionale del notariato deve predisporre “strumenti
tecnici idonei a consentire, nei soli casi previsti dalla legge, l'accesso ai
documenti conservati nella struttura”. Il combinato disposto delle due
previsioni deve essere interpretato nel senso che l’accesso ai documenti deve
essere consentito al solo notaio rogante o autenticante, titolare dell’obbligo
di custodia a norma degli artt. 61 e 72, comma 3, l. not. (come anche risulta
dal
nuovo art. 67, comma 1, l. not.), e da considerarsi unico “pubblico depositario”
dei suddetti originali informatici (la legge dice infatti che “Il notaio per la
conservazione degli atti … se informatici, si avvale della struttura” suddetta):
quindi le copie da egli rilasciate devono considerarsi a tutti gli effetti
munite della speciale efficacia probatoria prevista dall’art. 2714 c.c.
L’art. 62 ter è evidentemente finalizzata a garantire “completezza” all’archivio
informatico degli atti redatti o autenticati dal notaio. Deve, peraltro,
ritenersi che detta disposizione operi soltanto per gli atti ricevuti o
autenticati a partire dall’entrata in vigore dei nuovi obblighi di
conservazione.
Anche per gli archivi notarili, a cui deve essere trasferito l’archivio
informatico degli atti notarili dopo la morte del notaio, vale la previsione
dell’art. 62-bis,
comma 1, l. not., che identifica gli originali informatici come gli unici
documenti da cui possono essere tratti copie e duplicati ad ogni effetto di
legge. Ciò non vale invece per gli atti notarili cartacei di cui sia stata
eseguita copia informatica a norma dell’art. 62-ter
l. not.
In caso di perdita degli atti, repertori o registri informatici è necessario il
ricorso al presidente del tribunale
competente, ai fini della procedura di ricostruzione degli atti, registri e
repertori informatici, si giustifica, secondo la Relazione al decreto,
trattandosi di materia che incide su diritti soggettivi e di documenti aventi
valore negoziale. Previsione particolare a questo àmbito è l’esclusione del
procedimento di ricostruzione nei casi in cui esista una copia di sicurezza.
L’art. 66 bis pone l’obbligo a carico
del notaio di tenere repertori e registri, la cui tenuta è obbligatoria,
esclusivamente su supporto informatico. La conservazione nell’apposita
struttura, da parte del notaio, riguarda quindi anche i suddetti repertori e
registri informatici.
Si tratta di obbligo che non è ancora in vigore, ma che diverrà tale solo dopo
l’emanazione dei decreti attuativi previsti dall’art. 66-bis,
comma 3, l. not., che dovranno anche assicurare il controllo da parte degli
uffici competenti dell’Agenzia delle entrate dei repertori informatici, a norma
dell’art. 68 del d.p.r. n. 131/1986. Fino ad allora, il notaio continuerà ad
annotare nei repertori cartacei tutti i propri atti,
compresi quelli informatici.